Huishoudelijk Reglement

Het bestuur

Artikel 1
De verkiezing der bestuursleden heeft plaats door de jaarvergadering, bij meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen. In geval geen volstrekte meerderheid van stemmen is verkregen, heeft herstemming plaats tussen de personen die minimaal evenveel stemmen hebben ontvangen als degene die de gedeeld meeste, c.q. op-één-na meeste, stemmen heeft ontvangen.
Het bestuur bestaat ten minste uit een voorzitter, secretaris, penningmeester, wedstrijdleider intern, wedstrijdleider extern en een commissaris van materiaal.
Bestuursleden worden gekozen voor de tijd van één jaar; de aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Bij enkele kandidaatstelling is de kandidaat zonder stemming gekozen. Tegenkandidaten moeten uiterlijk 3 dagen voor het houden der betreffende vergadering schriftelijk bij de secretaris bekend worden gemaakt. 1
De voorzitter wordt in functie gekozen; de overige functies worden onderling verdeeld door het bestuur. Hierbij mag één lid meer functies vervullen: de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester echter zijn onderling niet verenigbaar.
Treedt een lid van het bestuur tussentijds af, dan kan het bestuur een lid of bestuurslid vragen diens taken gedurende het lopende seizoen te vervullen.
Het bestuur regelt de werkzaamheden van het L.S.G. Een lid van het bestuur is, in overleg met de voorzitter, bevoegd een ander bestuurslid uit te nodigen tijdelijk zijn functie waar te nemen.

Artikel 2
De voorzitter is belast met de leiding van het L.S.G., in het bijzonder met die van de bestuurs- en algemene vergaderingen, tekent met de secretaris de notulen, zorgt voor de naleving van de bepalingen der Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Hij vertegenwoordigt de vereniging.

Artikel 3
De secretaris houdt de notulen bij van iedere leden- en bestuursvergadering, voert de correspondentie, convoceert de vergaderingen en houdt de ledenlijst bij. Hij brengt op de jaarvergadering verslag uit van het afgelopen Genootschapsjaar. Hij is gedelegeerde van het Genootschap ten opzichte van de Leidsche Schaakbond, doch het bestuur kan ook een ander bestuurslid of lid als zodanig aanwijzen.

Artikel 4
De penningmeester int de contributie en doet betalingen. Op de jaarvergadering geeft hij verslag van de financiële toestand van het Genootschap. Hij geeft inzage in alle stukken, zijn beheer betreffende, aan de kascommissie, zoals benoemd door de algemene ledenvergadering. Voor zijn beheer wordt hij telkenmale gedechargeerd door de algemene ledenvergadering. Hij voldoet de gewone uitgaven, in het algemeen die uitgaven welke een goed beheer vergen. Alle andere handelingen welke financiële verplichtingen met zich brengen, waaronder begrepen die waarbij aan het Genootschap in eigendom toebehorende bezittingen worden vervreemd of belast, behoeven de voorafgaande goedkeuring van het bestuur. Hij dient een begroting in, welke een week voor de jaarvergadering bij de secretaris opvraagbaar is, ter bespreking op en ter vaststelling door de jaarvergadering.

Artikel 5
De commisaris van materiaal beheert het schaakmateriaal. Hij houdt de lijst van inventaris bij en brengt verslag uit over de staat van de inventaris op de jaarvergadering.

Artikel 6
De wedstrijleider intern regelt de gang van zaken rond de interne competitie. Hij verzorgt de indeling en verwerking van de uitslagen en houdt tevens de L.S.G. Elorating bij. Ook maakt de wedstrijdleider intern deel uit van de wedstrijdcommissie.

Artikel 7
De wedstrijdleider extern is voorzitter van de wedstrijdcommissie. Hij onderhoudt nauw contact met de teamleiders van de verschillende teams en bepaalt, in overleg met hen, de bezetting van de teams.

Artikel 8
Het bestuur wijst in zijn midden iemand aan die de actualiteit bewaakt van de internetpagina’s van het L.S.G. Deze persoon verzorgt niet noodzakelijkerwijs het onderhoud van de website zelf; ook andere leden kunnen hier zorg voor dragen.

Artikel 9
Bij afwezigheid van de voorzitter wijst het bestuur een ander van zijn leden aan als waarnemend voorzitter.

Lidmaatschap

Artikel 10
Ieder die lid wenst te worden, moet zich daartoe schriftelijk of mondeling wenden tot de secretaris van de vereniging.2 Indien binnen twee weken na de bekendmaking van de wens om lid te worden geen bezwaar is aangetekend, zoals beschreven in artikel 6 van de statuten, wordt het kandidaat-lid als lid toegelaten.

Artikel 11
Niet-leden kunnen met goedkeuring van een der bestuursleden geïntroduceerd worden, echter hoogstens op drie bijeenkomsten per verenigingsjaar.

Artikel 12
Het lidmaatschap geldt van de datum van toetreding af tot aan het einde van het verenigingsjaar en vervolgens telkens voor de tijd van twaalf maanden. Opzegging dient vóór de start van een nieuw verenigingsjaar schriftelijk of mondeling aan de secretaris te geschieden. 2

Vergaderingen

Artikel 13
De in de maand september van ieder jaar te houden algemene ledenvergadering draagt de naam van jaarvergadering; deze wordt minstens 10 dagen voor de daartoe door het bestuur bepaalde datum aan de leden ter kennis gebracht. Het bestuur is bevoegd een algemene ledenvergadering te houden en te doen uitschrijven op de wijze als in de voorgaande zin omschreven. Op schriftelijk gemotiveerd verzoek van ten minste vijf leden, gericht aan de secretaris, is het bestuur verplicht een algemene ledenvergadering uit te schrijven, op de wijze als hiervoor vermeld, met dien verstande dat deze vergadering niet later dan vier weken na ontvangst van het verzoek gehouden behoort te worden.

Artikel 14
Stemmingen over personen geschieden schriftelijk; die over zaken mondeling. Stemmingen zijn alleen geldig, als ten minste het vijfde deel van het totaal aantal leden aanwezig is en de stemming niet een onderwerp betreft waarvoor statutair een grotere meerderheid vereist is; blanco stemmen zijn ongeldig. Bij staking van stemmen beslist het lot voorzover het betreft stemmingen over personen; bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Schriftelijke stemmingen zijn geheim. Indien de jaarvergadering een stemming wenst te houden, maar hiervoor niet het vereiste aantal leden aanwezig is, dient een buitengewone ledenvergadering uitgeschreven te worden waarop het desbetreffende onderwerp, ongeacht het aantal aanwezige leden, ter stemming zal worden gebracht.

Artikel 15
Met toestemming van zowel het bestuur als de vergadering kunnen staande de vergadering onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd. Besluiten over deze onderwerpen kunnen alleen genomen worden indien hierbij een gewone meerderheid van stemmen volstaat.

Artikel 16
De vergaderingen zijn behoudens de hierna genoemde uitzondering uitsluitend toegankelijk voor leden. Het bestuur kan ter vergadering ook aan anderen dan de leden het woord verlenen over zaken die hen mede aangaan.

Contributie

Artikel 17
Ten aanzien van de contributie wordt het volgende onderscheid gemaakt in leden:

  • senioren: zij, die niet in een van de overige categorieën ingedeeld kunnen worden;
  • dubbelleden: zij, die in de externe competitie voor een andere vereniging uitkomen;
  • studenten: zij, die gedurende het verenigingsjaar full-time ingeschrevn staan bij een onderwijsinstelling. Op verzoek moet een bewijs van inschrijving kunnen worden overlegd;
  • junioren: zij, die lopende het verenigingsjaar de leeftijd van 21 jaar niet bereikt hebben;
  • adspiranten: zij, die lopende het verenigingsjaar de leeftijd van 16 jaar niet bereikt hebben;
  • donateurs: zij, die als zodanig door het bestuur zijn toegelaten;
  • leden van verdienste: zij, die door de jaarvergadering als zodanig benoemd zijn;
  • ereleden: zij, die door de jaarvergadering als zodanig benoemd zijn;

Artikel 18
De hoogte van de jaarlijkse contributie wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering. De contributie is opeisbaar per 1 september van het verenigingsjaar of op de dag dat een lid als zodanig is toegelaten. Indien een lid niet voor 1 januari van het verenigingsjaar betaald heeft kan 10 procent administratiekosten in rekening gebracht worden. Deze administratiekosten zijn niet van toepassing op nieuwe leden die hun contributie binnen drie maanden sinds toetreding als lid en voor het eind van het verenigingsjaar hebben voldaan.

  1. De door junioren verschuldigde bijdrage is omstreeks tweederde van de door senioren verschuldigde bijdrage.
  2. De door aspiranten verschuldigde bijdrage is omstreeks de helft van de door senioren verschuldigde bijdrage.
  3. De door studenten verschuldigde bijdrage is omstreeks tweederde van de door senioren verschuldigde bijdrage.
  4. Het bestuur kan in bijzondere gevallen voor leden de vastgestelde contributie neerwaarts bijstellen.

Commissies

Artikel 19

  1. De wedstrijdcommissie bestaat uit de wedstrijdleider extern, de wedstrijdleider intern en de teamleiders van de externe teams. De wedstrijdleider extern is voorzitter van de wedstrijdcommissie.
  2. De wedstrijdcommissie vergadert zo vaak als de voorzitter hiervan nodig acht, doch tenminste eenmaal per jaar. De teamleiders zijn gerechtigd mee te beslissen over de opstellingen van die teams, die in dezelfde soort competitie uitkomen als het team dat zij leiden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de landelijke KNSB-competitie en de regionale competitie van de Leidse Schaakbond.
  3. Bij de opstelling van de teams zal de wedstrijdcommissie in ieder geval rekening houden met objectieve criteria (FIDE-, KNSB- en L.S.G.-elorating, prestaties interne competitie, prestaties externe competitie, prestaties Noteboom-toernooi, prestaties L.S.G. Open c.q. Kampioenschap van de LeiSB, overige prestaties). Aan deze criteria kunnen door leden geen rechten worden ontleend; het staat de wedstrijdcommissie vrij naar eigen inzicht ook subjectieve criteria te hanteren (talent, vorm etc.) en prestaties in een temporele contect te plaatsen.
  4. De opstelling van de KNSB-teams dient voor de jaarvergadering bekend gemaakt te worden. Eventuele bezwaren dient men minimaal drie dagen voor de vergadering schriftelijk aan de secretaris te melden, waarvan de wedstrijdcommissie haar definitieve besluit op de jaarvergadering bekend zal maken, voorzien van motivatie.
  5. Het aanwijzen van invallers gebeurt in samenspraak van wedstrijdleider extern en teamleider. Indien geen consensus bereikt kan worden, dient de voltallige wedstrijdcommissie bindend uitspraak te doen. Mocht de wedstrijdcommissie, ook na stemming, niet tot overeenstemming kunnen komen dan beslist het bestuur.

Artikel 20

  1. Twee leden, niet zitting hebbend in het bestuur, worden door de jaarvergadering benoemd tot lid van de kascommissie. Tevens wordt een reservelid aangesteld. Het reservelid zal normaliter bij vertrek van één der leden tot de kascommissie toetreden.
  2. Het is leden niet toegestaan in totaal langer dan vijf jaar zitting te hebben in de kascommissie. Hierbij wordt de eventuele tijd als reservelid niet meegerekend.

Artikel 21

  1. De Noteboomcommissie draagt zorg voor het jaarlijks door het L.S.G. te organiseren Daniël Noteboomtoernooi.
  2. De Noteboomcommissie bestaat uit ten minste twee personen.
  3. De samenstelling van de Noteboomcommissie wordt vastgesteld door de jaarvergadering.

Artikel 22

  1. De financiële adviescommissie bestaat uit twee leden, niet zitting hebbende in het bestuur. De leden dienen aantoonbare affinitiet met de financiële wereld te hebben, zulks ter beoordeling van het bestuur.
  2. De commissie wordt vastgesteld door de jaarvergadering. De zittingstermijn is twee jaar, doch kan telkens met twee jaar verlengd worden.
  3. De commissie zal het bestuur, zowel pro-actief als reactief, adviseren over de te volgen financiële lange-termijn strategie.

Artikel 23
Het bestuur is bevoegd voor bepaalde doeleinden vaste of tijdelijke commissies te benoemen. De bevoegdheden van deze commissies worden voor elkgeval afzonderlijk door het bestuur geregeld.

Tuchtrechtspraak

Artikel 24
Ieder lid dat:

  • hetzij de statuten of een krachtens deze statuten genomen besluit overtreedt;
  • hetzij de inwendige orde verstoort of de externe eer van het L.S.G. schendt;

kan door het bestuur worden gestraft volgens de bepalingen van deze titel.

Artikel 25
De straffen, die ingevolge voorgaand artikel kunnen worden opgelegd zijn:

  1. schorsing van het lidmaatschap voor de duur van ten hoogste 3 maanden;
  2. een berisping.

Artikel 26
In geval van recidive kunnen de termijnen van de straffen genoemd in artikel 25 sub 1. worden verlengd tot maximaal het dubbele van de aldaar genoemde termijn.

Artikel 27
Het gestrafte lid kan tevens verplicht worden tot vergoeding van de door hem toegebrachte schade.

Overigen

Artikel 28
In geval van financiële transacties of investeringen groter dan 20% van de begroting van het lopende jaar, met een minimum van EUR 2000,-, dient het bestuur toestemming te verkrijgen van de jaarvergadering, of, indien de uitgave niet voorzien is ten tijde van de jaarvergadering, van een buitengewone ledenvergadering. Deze toestemming is tevens nodig voor elke vorm van speculatief of risicovol financieel handelen met betrekking tot bezitting of goederen van het L.S.G.
Het staat het bestuur vrij om inkomsten te vergaren uit sponsoring, subsidie of donaties. Het bestuur zal deze inkomsten ten goede laten komen aan de doelstelling van LSG. In geval van niet begrote inkomsten groter dan 20% van de begroting van het lopende jaar, met een minimum van EUR 2000,-, zal het bestuur de leden inlichten. Indien uit sponsoring of donatie inkomsten genoten worden waar een tegenprestatie tegenover staat die de naam van de vereniging doet veranderen, dient het bestuur toestemming te verkrijgen van de jaarvergadering, of, indien de tegenprestatie niet voorzien is ten tijde van de jaarvergadering, van een buitengewone ledenvergadering. Deze bepaling geldt ook voor de naam waaronder het eerste team deelneemt aan de competitie of de naam van het Noteboomtoernooi. Deze toestemming is niet nodig voor sponsoruitingen in het algemeen of de naam van andere evenementen.

Artikel 29
Roken is in de speelzaal verboden, evenals roken in de analysezaal.

Artikel 30
De regels voor de interne competitie worden beschreven in het competitieregelement van het L.S.G.

Wijziging

Artikel 31
Alle veranderingen in dit reglement moeten door de algemene ledenvergadering bij meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen worden goedgekeurd. Wijzigingen of aanvullingen op de bepalingen in dit reglement treden onmiddellijk bij hun vaststelling in werking, tenzij het daartoe strekkend besluit anders bepaalt.

Het bestuur van de vereniging draagt zorg voor een deugdelijke bekendmaking van aanpassingen in de statuten, het huishoudelijk reglement en andere reglementen jegens de leden van de vereniging c.q. de betrokkenen van het bepaalde, de wijzigingen en/of aanvullingen daarvan inbegrepen.

Slotbepalingen

Artikel 32
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet of twijfel bestaat, beslist het bestuur.

Artikel 33
Door toetreding tot de vereniging verklaart ieder lid zich te onderwerpen aan de statuten en het huishoudelijk regelement, alsmede aan de op de grond daarvan gestelde nadere regels.

Dit regelement treedt in werking op 5 september 2001 na vaststelling op de algemene ledenvergadering van 4 september 2001.

Aldus opgemaakt en vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 4 september 2001.

1 Waar in het huishoudelijk reglement wordt gesproken over ‘schriftelijk’, worden geen elektronische communicatiemiddelen als e-mail en fax bedoeld, tenzij expliciet anders vermeld wordt.

2 Ook elektronische communicatiemiddelen als e-mail en fax zijn toegestaan indien de secretaris deze kan en wil gebruiken.